Was Rückbuchungen sind und wie man sie vermeidet

Eine Rückbuchung ist eine Strafgebühr, die von einem Kunden oder einem Händler gegenüber einem Verkäufer oder einer Spedition erhoben wird. Dies ähnelt dem Fall, wenn zum Beispiel ein Kunde eine Banktransaktion beanstandet und eine Kreditkartenrückbuchung veranlasst, wodurch seine Zahlung rückgängig gemacht wird.

Obwohl nicht ganz so häufig wie im E-Commerce, sind Rückbuchungen in der Speditionsbranche immer noch üblich und können Unternehmen erheblich schaden – was zu finanziellen Verlusten, Imageschäden und erhöhten Betriebskosten führt. Die meisten Rückbuchungen werden jedoch durch Fehler in der Rechnungsstellung, Unstimmigkeiten beim Frachtgut oder Probleme bei der Lieferung verursacht und sind mit den richtigen Schritten und der entsprechenden Unterstützung vermeidbar.

Amazon Retail-Rückbuchungen sind Strafgebühren, die Amazon gegenüber Verkäufern verhängt, wenn diese gegen operative Anforderungen verstoßen. Der häufigste Grund für Rückbuchungen ist, dass eine Bestellung nicht innerhalb eines von Amazon festgelegten Zeitrahmens geliefert wurde. Der zweithäufigste Grund sind Unstimmigkeiten mit der Frachtbriefnummer (BOL - Bill of Lading), die während des Versand Prozesses angegeben wurde. Eine BOL-Nummer ist eine eindeutige Kennung, die von einem Spediteur ausgestellt wird und die Versandbedingungen ausweist sowie als Empfangsbestätigung und Besitznachweis dient. Infolgedessen kann eine fehlende oder fehlerhafte BOL-Nummer den Zahlungsprozess stören und die Überprüfung von Sendungen erschweren, was zu Unstimmigkeiten und Verspätungen führen kann.

Ein weiterer Grund für Rückbuchungen wird als „No Call, No Show“ bezeichnet. Dies tritt auf, wenn Spediteure, die über das Amazon Carrier Appointment Request Portal (CARP) einen Termin buchen und eine Bestätigung für ihr zugewiesenes Lieferzeitfenster erhalten, nicht zum geplanten Zeitpunkt ihrer Lieferung im Amazon Fulfillment Center (FC) erscheinen. Zu guter Letzt können abgelehnte Lieferungen eine weitere Ursache für Amazon-Rückbuchungen sein, was jedoch relativ selten vorkommt.

Diese Rückbuchungen verursachen erhebliche Kosten für Versender und Spediteure, in Form von Umsatzeinbußen, zusätzlicher Gebühren und erhöhten Betriebskosten. In Bezug auf die Reputation können sie dem Vertrauen und der Glaubwürdigkeit eines Unternehmens schaden, was zu beschädigten Geschäftsbeziehungen und dem Verlust potenzieller Kunden führen kann. Insgesamt gefährden Rückbuchungen somit sowohl unmittelbare Gewinne als auch den langfristigen Geschäftserfolg.

Verwaltungsaufwand und Belastung wichtiger Kundenbeziehungen Selbst wenn sie selten vorkommen, verursachen Rückbuchungen unmittelbare administrative Belastungen, da Mitarbeiter oder Angestellte Unstimmigkeiten untersuchen, Unterlagen zusammentragen und innerhalb knapper Fristen auf Zahlungsdienstleister reagieren müssen. Somit führen vermeidbare Fehler zu einer Belastung von Ressourcen und Personal und verschwenden Zeit, die für andere Aufgaben aufgewendet werden könnte.

Rückbuchungen schwächen auch die Beziehungen zu wichtigen Kunden und Stakeholdern. Dieser Vertrauensverlust kann zu weniger wiederholten Geschäften und verpassten Möglichkeiten für zukünftige Kooperationen führen.

Häufige Rückbuchungen können die Gewinnmargen schmälernZusätzlich zu den unmittelbaren Gewinneinbußen durch Rückbuchungen können häufige Rückbuchungen auch zusätzlich die Gewinnmargen schmälern, indem zusätzliche Gebühren, höhere Transaktionskosten und ein erhöhter Ressourcenaufwand für die Konfliktbeilegung entstehen.

Hier sind einige Tipps, wie Ihr Unternehmen Rückbuchungen beim Frachtversand vermeiden kann:

Klare Kennzeichnung und Dokumentation
Klare Kennzeichnungen und Dokumentation tragen zur Vermeidung von Rückbuchungen bei, indem sie Versanddetails für alle Beteiligten transparent und leicht nachprüfbar machen. Genaue Etiketten stellen sicher, dass die richtigen Waren den korrekten Bestimmungsort erreichen, wodurch Unstimmigkeiten über Lieferung oder Produkttyp minimiert werden.
Da ungenaue oder fehlende BOL-Nummern die zweithäufigste Ursache für Rückbuchungen sind, ist es wichtig sicherzustellen, dass alle BOL-Nummern ordnungsgemäß ausgewiesen und dokumentiert sind. Stellen Sie immer sicher, dass die BOL-Nummer, die Sie via Lieferavis (auch Advance Shipping Notice oder ASN) generieren, korrekt in das dafür vorgesehene Feld des Amazon Freight Buchungsportals eingegeben und jegliche Abweichung vermieden wird.
Ein Fehler aufgrund einer falschen oder fehlenden BOL tritt auf, wenn die BOL-Nummer in der ASN des Lieferanten nicht mit der BOL übereinstimmt, die vom Spediteur bei der Buchung seines Liefertermins verwendet wurde. Um eine Übereinstimmung der BOL zu gewährleisten und eine Rückbuchung zu vermeiden, müssen die korrekten BOL-Informationen mindestens vier Stunden vor dem Termin zur Buchung hinzugefügt werden.
Umfassende Dokumentationen – wie eine korrekte BOL, unterschriebene Liefernachweise und detaillierte Rechnungen – liefern wichtige Belege, um Ansprüche schnell und effektiv zu klären, was die Wahrscheinlichkeit von Rückbuchungen verringert.

Pünktliche Lieferung
Pünktliche Lieferungen stellen sicher, dass sich Kunden nicht über zu spät eingetroffene Waren beschweren können, was eine häufige Ursache für Rückbuchungen ist. Dies spielt eine Schlüsselrolle bei der Vermeidung von Rückbuchungen, indem Kundenerwartungen erfüllt sowie vertragliche Verpflichtungen eingehalten werden. Konstant termingerecht zu liefern schafft auch Vertrauen mit Partnern und Kunden, wodurch Rückbuchungen weniger wahrscheinlich werden.

Verständnis der Lieferanweisungen von Händlern und Kunden
Das Verständnis der Lieferanweisungen von Händlern oder Kunden trägt dazu bei, dass Sendungen spezifische Anforderungen an Verpackung, Kennzeichnung und Liefermethoden erfüllen. Die Einhaltung dieser Richtlinien reduziert die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, die kostspielige Unstimmigkeiten oder abgelehnte Ladungen verursachen können. Durch die genaue Befolgung der Lieferanweisungen können Unternehmen ihren Umsatz schützen und gute Beziehungen zu ihren Partnern pflegen.

Technologie und Sendungsverfolgung
Der Einsatz von Technologie und Sendungsverfolgungen kann Echtzeit-Einblick in Sendungen und Lieferstatus bieten. Fortschrittliche Tracking-Systeme ermöglichen es allen Beteiligten, den aktuellen Status einer Lieferung zu verfolgen, Probleme schnell zu beheben und die Zustellung zeitnah zu bestätigen. Diese Transparenz reduziert die Wahrscheinlichkeit von Unstimmigkeiten und bietet wertvolle Nachweise zur Klärung von Ansprüchen, wodurch Rückbuchungen unwahrscheinlicher werden.

Offene Kommunikation
Offene Kommunikation sorgt dafür, dass alle Beteiligten über den Lieferstatus, mögliche Verzögerungen oder auftretende Probleme informiert bleiben. Die proaktive Weitergabe von Updates ermöglicht eine schnelle Problemlösung und reduziert Missverständnisse, die zu Streitigkeiten führen könnten. Dieser transparente Ansatz schafft Vertrauen und vertieft die Zusammenarbeit mit Kunden und Stakeholdern, wodurch Rückbuchungen seltener auftreten und bei Bedarf leichter zu lösen sind.

Mit Amazon Freight profitieren Versender von 96% pünktlicher Lieferungen. Dies trägt dazu bei, die Wahrscheinlichkeit von Rückbuchungen aufgrund verspäteter Sendungen zu verringern. Dies ist besonders hilfreich, wenn es darum geht, ein „No Call, No Show“ zu vermeiden, da es die Wahrscheinlichkeit, einen geplanten Liefertermin im Amazon Fulfillment Center zu verpassen, drastisch reduziert. Darüber hinaus analysieren wir unsere Top-Lieferanten, um Muster potenzieller Fehler zu erkennen und ihnen Ratschläge zu geben, wie sie Rückbuchungen in Zukunft vermeiden können.

Amazon Freight agiert als strategischer Partner, nicht nur als Spediteur. Unser Shipper Experience Team arbeitet auch mit unseren Lieferanten zusammen, um ihnen bei der vorausschauenden Planung ihrer Bestellungen zu helfen. Dies stellt sicher, dass der ihnen zugewiesene Zeitrahmen korrekt ist, sodass Rückbuchungen aufgrund nicht erfolgter Lieferungen innerhalb des korrekten Zeitrahmens vermieden werden.

Eine Partnerschaft mit Amazon Freight bedeutet Zugang zu fortschrittlicher Logistik und Technologie, engagierter Unterstützung und zu einem Team, das sich Ihrem Erfolg verschrieben hat und Ihnen hilft, Rückbuchungen zu vermeiden. Die Nutzung der Dienstleistungen von Amazon Freight ist schnell und einfach. Erstellen Sie einfach ein kostenloses Versenderkonto, um ein sofortiges Angebot anzufordern, und Sie können sofort mit der Buchung von Sendungen beginnen. Wir garantieren jede Ladung – sobald Ihre Sendung gebucht ist, verpflichten wir uns vollständig zu deren Zustellung.

Reduzieren Sie Rückbuchungen und optimieren Sie Ihre Frachtabwicklung mit Amazon Freight. Erstellen Sie noch heute Ihr kostenloses Versenderkonto, um loszulegen.

Gratis Konto erstellen

Für mehr aktuelle Nachrichten und Infos besuchen Sie unseren Newsroom