Für viele wachsende E-Commerce-Unternehmen kommt irgendwann der Zeitpunkt, an dem die eigene Lager- und Logistikorganisation an ihre Grenzen stößt. Genau dann kann die Zusammenarbeit mit einem Third-Party-Logistics-Anbieter, kurz 3PL, sinnvoll werden.
Ein 3PL ist ein externer Dienstleister, der je nach Bedarf einzelne Bereiche oder die gesamte Logistik übernimmt – von Lagerung und Auftragsabwicklung bis hin zum Transport zwischen verschiedenen Standorten. Während manche Anbieter auf bestimmte Leistungen spezialisiert sind, decken andere mehrere Schritte der Lieferkette ab.
Dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei, den richtigen 3PL für Frachttransport und Distribution auszuwählen. Denn ein guter Partner sollte nicht nur Waren von A nach B bewegen, sondern dazu beitragen, dass Sie Ihre Lieferzusagen zuverlässig einhalten können.
Was muss Ihr 3PL leisten können?
Bevor Sie verschiedene 3PL-Anbieter miteinander vergleichen, sollten Sie Ihre eigenen Anforderungen klar definieren. Entscheidend ist dabei nicht nur, was ein Anbieter verspricht, sondern was Sie benötigen, um Ihre Lieferzeiten und Ihren Kundenservice zuverlässig einzuhalten.
Aus Ihrem Kundenversprechen konkrete Cut-off-Zeiten und Versandfenster ableiten
Beginnen Sie bei der Auswahl eines 3PL nicht mit dem Transportangebot, sondern mit dem, was Sie Ihren Kunden versprechen. Soll die Bestellung am nächsten Tag zugestellt werden? Muss die Ware noch am selben Tag versendet werden? Oder benötigen Sie auch am Wochenende zuverlässige Fulfillment-Prozesse?
Leiten Sie daraus dann Ihre konkreten Anforderungen ab. Wenn beispielsweise Paletten rechtzeitig in einem Logistikzentrum (FC – Fulfillment Center) eintreffen müssen, damit Bestellungen am Folgetag bearbeitet werden können, bestimmt diese Zusage das erforderliche Abholfenster.
Achten Sie dabei auf die Cut-off-Zeiten entlang der gesamten Lieferkette und darauf, wie viel Vorlauf Ihr 3PL für die Transportbuchung benötigt. Diese Anforderungen sollten anschließend klar in den vereinbarten Service Level Agreements (SLAs) festgehalten werden.
Anforderungen an Handhabung und Service je nach Produkttyp definieren
Ihre Transportanforderungen hängen stark davon ab, was Sie versenden und in welchen Mengen. Deshalb sollte Ihr 3PL-Konzept unterschiedliche Produkttypen, Volumen und Routen berücksichtigen.
Komplettladung (FTL – Full Truckload) eignet sich für große, regelmäßige Mengen auf festen Routen, bei denen Sie einen kompletten Trailer auslasten können. Die direkte Verbindung zwischen Abhol- und Zielort bedeutet weniger Umschlag und besser planbare Laufzeiten. Teilladung (LTL – Less-than-Truckload) eignet sich dagegen besser für kleinere oder schwankende Mengen, bei denen Sie nur einen Teil des Trailers benötigen. Dabei wird die verfügbare Kapazität mit anderen Versendern geteilt, um die Transportkosten zu reduzieren. Für viele KMU ist daher eine Kombination aus FTL und LTL sinnvoll – abhängig von Sendungsvolumen, Route und Saison.
Die benötigte Transparenz ermitteln
Eine Sendung, deren Status Sie nicht kennen, lässt sich nur schwer zuverlässig planen. Gerade zwischen Lager, Logistikzentrum und Zielort brauchen Ihre Teams jederzeit einen möglichst klaren Überblick.
Definieren Sie daher vorab, welche Informationen Sie benötigen: Wo befindet sich die Sendung? Wann wird sie voraussichtlich eintreffen? Gibt es Verzögerungen oder andere Abweichungen vom Plan? Prüfen Sie bei potenziellen 3PL-Partnern, wie diese Informationen tatsächlich bereitgestellt werden.
Besonders wichtig ist die Kommunikation im Ausnahmefall. Ein 3PL-Partner, der Verzögerungen frühzeitig erkennt und Sie proaktiv informiert, gibt Ihrem Team wertvolle Zeit, entsprechend zu reagieren.
Bewertung der tatsächlichen Leistungsfähigkeit eines 3PL
Entscheidend ist, wie zuverlässig ein 3PL sein Leistungsversprechen im täglichen Betrieb erfüllt – insbesondere dann, wenn Volumen, Zeitdruck oder unerwartete Ereignisse ins Spiel kommen. Achten Sie deshalb besonders auf die folgenden Bereiche.
Wie zuverlässig funktionieren Buchung, Abholung und Übergabe?
Der Abholprozess ist häufig der erste Bereich, in dem Schwachstellen sichtbar werden. Ein 3PL, der lange Vorlaufzeiten benötigt oder Abhol-Slots regelmäßig verpasst, kann Verzögerungen verursachen, die sich auf den gesamten Ablauf auswirken – noch bevor der Trailer Ihren Standort verlassen hat.
Fragen Sie potenzielle Anbieter nach der erforderlichen Mindestvorlaufzeit für die Buchung eines Transports und danach, ob diese bei FTL und LTL unterschiedlich ist. Klären Sie außerdem, was passiert, wenn Ihre Fracht zum vereinbarten Zeitpunkt nicht bereitsteht oder sich das Volumen nach einer bestätigten Buchung verändert. Die Antworten zeigen Ihnen, wie flexibel der Anbieter auf veränderte Pläne reagieren kann.
Auch die Dokumentation bei der Übergabe ist wichtig. Korrekte Frachtbriefe, Palettenetiketten und Vorab-Versandinformationen tragen dazu bei, dass Ihre Fracht ohne unnötige Verzögerungen durch das Netzwerk transportiert werden kann.
Verlässliche Laufzeiten und termingerechte Zustellung
Zuverlässigkeit ist das wichtigste Kriterium bei der Bewertung eines 3PL – und gleichzeitig eines der Kriterien, die sich am leichtesten durch unklare Aussagen verschleiern lassen. Eine hohe Termintreue sagt wenig aus, wenn keine konkrete Kennzahl dahintersteht und nicht eindeutig definiert ist, was „pünktlich“ auf Ihren Routen bedeutet.
Fragen Sie nach den Quoten für termingerechte Abholungen und Zustellungen, möglichst aufgeschlüsselt nach Route und Service. Interessant ist auch, wie der Anbieter auf Störungen reagiert: Kann er Abweichungen in Echtzeit erkennen und Transporte gegebenenfalls automatisch umleiten? Ein Partner, der Probleme erkennt und handelt, bevor sie sich auf Ihre Lieferzusage auswirken, kann einen entscheidenden Unterschied machen.
Europaweite Abdeckung für zuverlässige Transporte
Viele 3PLs werben mit einem umfassenden europäischen Netzwerk. Weniger transparent ist häufig, in welchen Regionen die Abdeckung eingeschränkt ist, wo zusätzliche Kosten oder längere Laufzeiten entstehen oder welche Routen tatsächlich zuverlässig auf dem von Ihnen benötigten Serviceniveau bedient werden können.
Fragen Sie bei der Prüfung der Netzwerkabdeckung deshalb konkret nach den für Ihr Unternehmen relevanten Abhol- und Zielregionen. Berücksichtigen Sie dabei auch Routen in schwerer erreichbare Gebiete. Wenn Sie Waren grenzüberschreitend innerhalb der EU transportieren, sollten Sie außerdem klären, welche Länder abgedeckt sind und ob der Anbieter Unterstützung bei den erforderlichen Zollprozessen bietet. Ein Netzwerk, das auf einer Karte umfassend aussieht, kann bei genauer Betrachtung Ihrer konkreten Routen dennoch relevante Lücken aufweisen.
Was passiert, wenn etwas nicht nach Plan läuft?
Jedes Transportnetzwerk wird irgendwann auf die Probe gestellt. Ob ein 3PL Ihre Lieferzusagen auch bei Störungen einhalten kann, hängt häufig davon ab, wie gut im Vorfeld geplant wurde.
Fragen Sie deshalb vor Vertragsabschluss: Wie wird zusätzliche Kapazität in saisonalen Spitzen organisiert? Wie viel Vorlauf benötigt der Anbieter? Was passiert, wenn eine Abholung ausfällt? Gibt es einen konkreten Notfallplan – und wie schnell wird er aktiviert? Ebenso wichtig ist die Kommunikation. Sie sollten frühzeitig erfahren, wenn eine Störung Ihre Sendung oder Ihr Lieferfenster gefährden könnte.
Ein 3PL, der diese Fragen konkret beantworten kann, hat sich wahrscheinlich mit entsprechenden Szenarien auseinandergesetzt. Vage Zusicherungen sind dagegen weniger aussagekräftig.
Digitale Prozesse
Digitale Prozesse können im Middle Mile einen spürbaren Unterschied machen. Ein leistungsfähiger 3PL sollte Ihnen nicht nur Echtzeit-Sendungsverfolgung und GPS-Transparenz bieten, sondern auch frühzeitig auf Abweichungen hinweisen und relevante Leistungsdaten zur Verfügung stellen.
Auch die Buchung sollte möglichst unkompliziert funktionieren. Ein sofort abrufbares Angebot, kurzfristige Buchungsmöglichkeiten und die eigenständige Verwaltung Ihrer Sendungen reduzieren unnötige Abstimmungen und helfen Ihnen, flexibel auf Veränderungen zu reagieren.
Machen Sie die Checkliste zum gemeinsamen Arbeitsinstrument
Eine gute 3PL-Checkliste sollte gemeinsam von den relevanten Teams genutzt werden, wenn Sie neue Partner bewerten und konkrete Routen, Volumen und Anforderungen besprechen. Achten Sie dabei nicht nur darauf, was ein Anbieter antwortet, sondern auch darauf, wie konkret und transparent er auf Ihre Anforderungen eingeht.
Auch bei einem bestehenden 3PL lohnt sich die regelmäßige Anwendung. Die Checkliste kann helfen, Schwachstellen sichtbar zu machen und gemeinsam konkrete Verbesserungsmaßnahmen und Meilensteine festzulegen.
Wie Amazon Freight Sie beim Middle-Mile-Transport unterstützen kann
Wenn Sie einen zuverlässigen 3PL für Ihre Transporte zwischen Lagern, Lieferanten und Amazon Logistikzentren suchen, bietet Amazon Freight Zugang zu einem umfangreichen europäischen Straßentransportnetzwerk. Dabei steht Ihnen dasselbe Netzwerk zur Verfügung, das auch die eigenen Abläufe von Amazon unterstützt – für KMU ebenso wie für größere Versender.
Die Buchung ist unkompliziert: Über das intuitive Online-Portal erhalten Sie ein sofortiges Angebot und können Transporte mit bis zu 24 Stunden Vorlauf buchen – ohne langwierige Abstimmungen. Nach der Buchung sorgen GPS-Sendungsverfolgung und Echtzeit-Statusinformationen dafür, dass Ihr Team jederzeit weiß, wo sich Ihre Sendung befindet. Wird eine Verzögerung erkannt, kann Amazon Freight den Transport automatisch umleiten, damit Ihre Sendung möglichst schnell wieder auf Kurs ist.
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Eine gute 3PL-Checkliste sollte mehr abdecken als Preis und Netzwerkgröße. Prüfen Sie unter anderem, wie zuverlässig Buchung und Abholung funktionieren, wie hoch die Termintreue auf Ihren relevanten Routen ist und ob FTL und LTL zu Ihren Volumen passen. Ebenso wichtig sind eine ausreichende Abdeckung Ihrer europäischen Routen, transparente Sendungsverfolgung und klare vertragliche Bedingungen. Und: Fragen Sie immer nach der Leistung unter anspruchsvollen Bedingungen. Wie reagiert der Anbieter auf Spitzenvolumen, Störungen oder Probleme auf einer Route? Genau dann zeigt sich, wie belastbar die Partnerschaft wirklich ist.
Einige Warnsignale sind besonders eindeutig: Abholungen werden regelmäßig verpasst, Transporte benötigen mehr Vorlauf als Ihr Betrieb zulässt oder die tatsächlichen Laufzeiten weichen immer wieder von den vereinbarten Erwartungen ab. Auch mangelnde Transparenz ist ein Problem. Wenn Sie erst dann erfahren, dass eine Sendung verspätet ist, wenn das Problem bereits Auswirkungen auf Ihre Lieferzusage hat, fehlt Ihnen die Möglichkeit, rechtzeitig zu reagieren. Spätestens wenn solche Probleme während Spitzenzeiten regelmäßig auftreten oder Ihr Team ständig Statusinformationen nachverfolgen muss, sollten Sie prüfen, ob Ihr aktueller 3PL noch zu Ihren Anforderungen passt.
Für die meisten KMU sollte mindestens einmal pro Quartal eine formelle Leistungsüberprüfung des 3PL stattfinden. Dabei sollten unter anderem die Quoten für termingerechte Abholungen und Zustellungen, die Anzahl von Ausnahmefällen und wiederkehrende Probleme auf einzelnen Routen betrachtet werden. Eine umfassendere strategische Überprüfung sollte jährlich erfolgen – oder immer dann, wenn sich wichtige Rahmenbedingungen ändern, beispielsweise durch neue Routen, deutlich höhere Transportvolumen oder veränderte Erwartungen Ihrer Kunden an Lieferzeiten. Unternehmen, die besonders viel aus ihren 3PL-Partnerschaften herausholen, betrachten diese Überprüfungen als festen Bestandteil der Zusammenarbeit und nicht nur als Reaktion auf bereits aufgetretene Leistungsprobleme.